Prečo záleží na správnom výbere kancelárie
Každodenné pracovné prostredie má významný vplyv na chod firmy. Vhodne zvolený kancelársky priestor môže zlepšiť pracovnú atmosféru a zvýšiť motiváciu tímu. Keď sa zamestnanci cítia v kancelárii pohodlne, lepšie sa im sústredí a stúpa ich pracovné nasadenie.
Okrem produktivity ovplyvňuje kancelária aj dojem na klientov a partnerov. Ak k vám občas zavítajú zákazníci, reprezentatívne priestory im signalizujú profesionalitu a stabilitu firmy. Aj menšia firma dokáže dobre zvolenou kanceláriou budovať svoju značku a prezentovať sa dôveryhodne.
Pre malý podnik je správna kancelária zároveň otázkou efektivity. Priestor prispôsobený vašim potrebám vám umožní lepšie využívať zdroje a minimalizovať rušivé vplyvy. Naopak, nevhodné priestory (príliš malé, príliš veľké alebo zle dispozične riešené) môžu brzdiť rozvoj firmy a spôsobovať zbytočné výdavky.
Analýza potrieb malej firmy
Predtým než začnete obhliadať konkrétne kancelárie, ujasnite si, čo od nových priestorov skutočne potrebujete. Každá firma je iná a malé podniky môžu mať veľmi špecifické požiadavky. Dobré poznanie vlastných potrieb vám pomôže zúžiť výber iba na priestory, ktoré vám budú vyhovovať a nebudete platiť za zbytočný nadštandard.
Začnite tým, že si zodpoviete niekoľko kľúčových otázok. Koľko ľudí bude kanceláriu využívať dnes a o rok? Aký štýl práce prevláda vo vašom tíme – potrebujete skôr tichý priestor na sústredenie, alebo naopak otvorenú miestnosť podporujúcu tímovú spoluprácu? Či už ste kreatívna agentúra alebo účtovná firma, spíšte si, čo je pre vaše fungovanie nevyhnutné.
Medzi základné otázky, ktoré by ste si mali položiť, patria:
-
Koľko zamestnancov bude v kancelárii pracovať? (Zohľadnite aktuálny stav aj pravdepodobný nárast do budúcna.)
-
Aký typ práce vaša firma vykonáva? (Vyžaduje si skôr kľudné prostredie, alebo aktívnu komunikáciu a brainstorming?)
-
Aké priestory sú pre vás nutnosťou? (Napríklad samostatná zasadačka, malá kuchynka, priestor na uloženie archívu či vzorky produktov.)
-
Aké technické vybavenie potrebujete? (Vysokorýchlostný internet, serverovňu, špeciálne elektrické rozvody alebo klimatizáciu?)
-
Máte špecifické požiadavky? (Bezbariérový prístup pre klientov, možnosť vstupu 24/7, parkovanie pre služobné vozidlá a pod.)
Keď máte takýto zoznam, získate jasný obraz o tom, čo hľadáte. Výrazne to uľahčí komunikáciu s prenajímateľmi alebo realitnými maklérmi – hneď na začiatku viete definovať, aký priestor potrebujete a ktoré ponuky nemá zmysel ďalej zvažovať. Navyše sa vyhnete tomu, že by ste sa nechali zlákať peknou kanceláriou, ktorá však v praxi nebude spĺňať vaše základné požiadavky.
Lokalita a dostupnosť
Pri výbere kancelárie hrá poloha obrovskú úlohu. Zvážte, ako ďaleko a akým spôsobom budú do práce dochádzať vaši zamestnanci, ale aj vy sami. Ideálna kancelária by mala byť dobre dostupná autom, verejnou dopravou aj pešo. Ak je v okolí zastávka autobusu, električky či vlaku, výrazne to uľahčí každodenné dochádzanie, najmä ak váš tím býva roztrúsený po celom meste alebo regióne.
Dostupnosť pre klientov je rovnako dôležitá. Ak k vám chodia zákazníci alebo obchodní partneri, mala by byť adresa ľahko nájditeľná. Kancelária v centre mesta alebo v známej biznis zóne môže pôsobiť prestížne a klienti ju ľahšie nájdu. Na druhej strane, aj priestory mimo centra môžu byť vhodné, ak ponúkajú dobrú dopravnú dostupnosť a parkovanie – často za výhodnejšiu cenu.
Nezabudnite na parkovanie. Zistite, aké sú možnosti parkovania priamo pri budove alebo v jej blízkosti. Niektoré budovy majú vlastné parkovisko alebo možnosť prenajať si parkovacie státia. Ak nič také k dispozícii nie je, preskúmajte, kde môžu parkovať zamestnanci a návštevy, a či nie je parkovanie spoplatnené alebo obmedzené rezidenčnými zónami. Pre cyklistov je zas výhodou, ak budova disponuje stojanmi na bicykle či bezpečným miestom na ich uschovanie.
Okolie a občianska vybavenosť
Pri pracovnom živote nie je dôležitá len samotná kancelária, ale aj to, čo je okolo nej. Vaši zamestnanci ocenia, ak si môžu cez obedňajšiu prestávku zájsť na dobrý obed alebo vybaviť si súkromné záležitosti bez zdĺhavého cestovania. Kaviareň, jedáleň či obchod s potravinami priamo v budove alebo v pešej dostupnosti sú veľkým plusom, ktoré spríjemnia deň a ušetria čas.
Zamyslite sa tiež nad tým, aké služby budete možno potrebovať pravidelne využívať vy alebo vaša firma. Ak často chodíte na poštu s balíkmi, do banky kvôli finančným transakciám alebo potrebujete k notárovi, je praktické, ak sú tieto inštitúcie v rozumnej vzdialenosti. Pre niektoré podniky môže byť dôležitá aj blízkosť kuriérskych služieb, tlačiarne či copycentra. Čím viac potrebných vecí vybavíte v okolí, tým menej času stratíte presunmi.
Nemenej dôležitá je aj možnosť oddychu a vyžitia v okolí. Prítomnosť parku, fitnescentra alebo iných možností športu a relaxu v blízkosti pracoviska môže zlepšiť work-life balance zamestnancov. Príjemné okolie dokáže zvýšiť atraktivitu pracovného prostredia – ak sa ľudia môžu po práci či cez prestávku krátko prejsť na čerstvom vzduchu alebo si zacvičiť, vrátia sa k pracovným povinnostiam oddýchnutejší a spokojnejší.
Veľkosť a dispozícia priestoru
Veľkosť kancelárskeho priestoru by mala zodpovedať počtu ľudí, ktorí v ňom budú pracovať. Zabezpečte, aby mal každý zamestnanec dostatok miesta na prácu a aby sa navzájom nerušili. Príliš stiesnené prostredie znižuje komfort a z dlhodobého hľadiska môže tlačiť na nervy. Naopak, zbytočne veľký priestor bude pôsobiť prázdno a budete zaň zrejme platiť viac, než je nutné.
Myslite aj na výhľad do budúcnosti. Ak máte dnes päť zamestnancov, ale o rok ich môže byť desať, mal by tomu priestor vedieť vyhovieť. Možno to znamená vybrať o čosi väčšiu kanceláriu, než aktuálne potrebujete, alebo aspoň takú, ktorú možno jednoducho rozšíriť (napríklad prenajať susednú miestnosť, ak bude voľná). Je lepšie mať spočiatku malé rezervy priestoru, než o pár mesiacov riešiť sťahovanie do väčších priestorov.
Okrem plochy je dôležité aj dispozičné riešenie kancelárie. Rozloženie stolov a nábytku by malo umožniť plynulý pohyb a efektívnu spoluprácu. Zvážte, či preferujete otvorený priestor (open space), ktorý podporuje komunikáciu, alebo radšej menšie oddelené kancelárie pre väčší pokoj na prácu. Malé tímy často fungujú v jednej miestnosti, no aj tak je dobré myslieť na vytvorenie tichého kútika na telefonovanie či online meeting, aby sa ostatní nerušili.
Nezabudnite na ďalšie nevyhnutnosti. Každá firma potrebuje napríklad priestor na porady – či už samostatnú zasadačku, alebo aspoň väčší stôl priamo v kancelárii, kde sa všetci pohodlne zmestia. Ďalej oceníte úložné priestory: skrine na dokumenty, police na šanóny, vešiaky alebo skrinku na kabáty a osobné veci. Ak plánujete prijímať návštevy, vyhraďte miesto aj pre malý recepčný kútik či aspoň stoličky pre hostí, aby sa u vás cítili vítaní.
Náklady a rozpočet
Finančné možnosti patria medzi najzásadnejšie kritériá pri výbere kancelárie, najmä pre malú firmu s obmedzeným rozpočtom. Ešte predtým, než sa zamilujete do nejakého priestoru, ujasnite si, koľko môžete mesačne investovať do nájmu a prevádzky kancelárie. Rátajte nielen s nájomným, ale aj s energiami a ďalšími poplatkami. Dôležité je myslieť komplexne – lacný nájom môže byť vykúpený vysokými nákladmi inde.
Pri zostavovaní rozpočtu myslite na všetky bežné aj občasné výdavky spojené s kanceláriou. Medzi náklady, na ktoré by ste nemali zabudnúť, patria napríklad:
-
Mesačné nájomné a energie: Okrem samotného nájmu zistite, koľko vás vyjdú platby za elektrinu, kúrenie, vodu či klimatizáciu.
-
Služby spojené s užívaním priestoru: Môže ísť o poplatky za správu budovy, upratovanie spoločných priestorov, odvoz odpadu, bezpečnostnú službu alebo recepciu, pokiaľ ich budova poskytuje.
-
Depozit a vstupné investície: Väčšina prenajímateľov požaduje dvoj- až trojmesačný depozit (kauciu) ako zábezpeku. Započítajte aj jednorazové výdavky na zariadenie kancelárie – nábytok, techniku, maľovanie či úpravy priestoru.
-
Údržba a opravy: Dohodnite sa, kto hradí bežné opravy v priestore (napr. výmenu žiariviek, servis klimatizácie). Niekedy tieto náklady znáša nájomca.
-
Internet a telekomunikačné služby: Pripojenie na internet, telefónna linka či špeciálne IT požiadavky (napr. pevná IP adresa, serverové racky) takisto navýšia mesačné výdavky.
Pri porovnávaní ponúk si vždy overte, čo všetko je zahrnuté v cene nájmu. Niekde vám do sumy zahrnú aj upratovanie a služby, inde platíte každú položku zvlášť. Vyhnite sa nepríjemným prekvapeniam tým, že si tieto detaily vyjasníte vopred. Taktiež je rozumné mať v rozpočte rezervu pre neočakávané výdavky – nikdy neviete, čo sa môže v priebehu nájmu objaviť.
Pre malé firmy existujú aj alternatívy klasického prenájmu, ktoré môžu finančne pomôcť. Populárne sú coworkingové centrá alebo zdieľané kancelárie, kde platíte len za miesto, ktoré reálne využívate, a mnoho služieb je v cene. Niekedy môže pre začínajúcu firmu dávať zmysel aj práca z domu či využívanie virtuálnej kancelárie, kým sa biznis rozbehne. Vždy však majte prehľad, koľko vás priestor stojí, aby náklady nebrzdili rozvoj vášho podnikania.
Vybavenie kancelárie a budovy
Pri obhliadke priestorov venujte pozornosť aj technickému stavu a vybaveniu kancelárie. Overte si, čo všetko je súčasťou ponúkaného priestoru. Má kancelária napríklad vlastnú kuchynku či aspoň umývadlo na prípravu kávy a čaju? Alebo budete mať prístup k spoločnej kuchynke na chodbe? Rovnako tak zistite, či je v kancelárii zavedená klimatizácia, prípadne či budova umožňuje jej inštaláciu. Tieto praktické detaily výrazne ovplyvnia každodenný komfort fungovania v novom priestore.
Nemenej dôležité je aj celkové vybavenie budovy, v ktorej sa kancelária nachádza. V akom stave sú spoločné priestory ako chodby a toalety? Funguje v budove recepcia s personálom, alebo aspoň elektronický vstup na čip či kód? Bezbariérový prístup a výťah sú dnes takmer nutnosťou, najmä ak k vám chodia klienti alebo zamestnanci s obmedzenou pohyblivosťou. Z hľadiska bezpečnosti zistite, či je objekt monitorovaný kamerami alebo strážený – aj to prispieva k pocitu istoty.
Zaujímajte sa tiež o technologické možnosti priestoru. V modernej kancelárii je kvalitné internetové pripojenie nevyhnutné, preto sa opýtajte na poskytovateľov internetu v budove a dostupnú rýchlosť pripojenia. Zistite, kde sú rozvody pre sieť a či kancelária disponuje dostatočnými elektrickými zásuvkami pre vašu techniku. Ak máte špecifické IT potreby (napríklad servery), informujte sa, či priestor ponúka vhodné podmienky (chladenie serverovne, záložné zdroje napájania a pod.). Tieto zdanlivo technické detaily rozhodnú o tom, či budete môcť svoju prácu vykonávať bez obmedzení.
Ak vaša firma pôsobí v oblasti pohostinstva, ubytovania alebo pravidelne organizuje podujatia a stretnutia s klientmi, nezabudnite na reprezentatívne detaily. V recepčnom priestore alebo pri vstupe do kancelárie môže byť užitočný kvalitný stojan na menu, ktorý nielen poskytne návštevám potrebné informácie, ale aj dodá prostrediu profesionálny vzhľad. Takéto drobnosti vytvárajú prvý dojem a ukazujú, že myslíte na každý detail – či už ide o prezentáciu vašich služieb, denného menu alebo programu podujatia.
Pohodlie a zdravie na pracovisku
Kancelária by nemala byť len o práci, ale aj o zdravom a pohodlnom prostredí. Veď zamestnanci v nej trávia tretinu dňa, a tak je dôležité, aby sa cítili dobre po fyzickej aj psychickej stránke. Pri výbere priestoru preto myslite na faktory ako svetlo, vzduch a hluk. Ideálne je, ak kancelária má dostatok denného svetla; ak nie, kvalitné vnútorné osvetlenie je nevyhnutnosťou. Zistite, či sa dá priestor dobre vyvetrať, prípadne či je vybavený klimatizáciou na horúce letné dni. Prílišný hluk z ulice alebo z vedľajších firiem môže byť rušivý, preto aj to stojí za preverenie.
Veľký dôraz klaďte na ergonómiu pracovísk. To, ako sú pracovné stoly a stoličky usporiadané, má priamy vplyv na zdravie pracovníkov. Overte si, že miestnosť umožňuje rozmiestniť ergonomický nábytok – ideálne nastaviteľné stoličky s oporou chrbta, výškovo polohovateľné stoly, držiaky monitorov a pod. Každý zamestnanec by mal mať možnosť prispôsobiť si pracovné miesto tak, aby minimalizoval riziko bolestí chrbta, krku či očí. Nezabúdajte ani na také detaily, ako je kvalitná podložka pod myš alebo stojan na notebook – aj tie prispievajú k pohodliu.
Zdravie zamestnancov môžete podporiť aj rôznymi firemnými iniciatívami. Napríklad školenie o pohybových stereotypoch od fyzioterapeutov z Rehab Klinik Bratislava je prospešné vo výučbe správnych návykov pri sedení, státí a zdvíhaní predmetov. Takýto program pomáha predchádzať problémom s chrbticou či karpálnym tunelom, ktoré často vznikajú pri sedavom zamestnaní. Investícia do zdravia ľudí je investíciou do produktivity – menej zdravotných ťažkostí znamená menej absencií a vyššiu výkonnosť.
Napokon, sústreďte sa aj na celkovú pohodu na pracovisku. Ak to priestor dovolí, vyhraďte si kúsok miesta na oddychovú zónu – napríklad pohodlné kreslo, malý gauč alebo stojan na časopisy, kde si môžu ľudia na chvíľu oddýchnuť. Niektoré firmy vytvárajú aj mini relax kútiky s rastlinami či hrami, čo pomáha odbúrať stres. Podstatné je, aby kancelária nepôsobila stiesnene alebo strojene, ale aby sa v nej ľudia cítili príjemne a radi do nej chodili.
Bezpečnosť a zabezpečenie
Dobrý manažér myslí aj na bezpečnosť pracoviska. Pri kancelárii to znamená preveriť, ako je objekt zabezpečený a aké opatrenia existujú na ochranu majetku a osôb. Zistite, či má budova napríklad 24-hodinovú strážnu službu alebo recepčnú, ktorá kontroluje vstup. Moderné budovy často využívajú elektronické prístupové systémy na čipy alebo karty, ktoré zabránia vstupu nepovolaných osôb. Ak je vaša kancelária na prízemí, výhodou sú mreže na oknách alebo iné zabezpečenie proti vlámaniu.
Ak pracujete s cennými zariadeniami alebo citlivými údajmi, bezpečnostné prvky sú o to dôležitejšie. Informujte sa, či je možné vybaviť kanceláriu bezpečnostnými dverami alebo alarmom. Niektoré prenajaté priestory to umožňujú po dohode s majiteľom – stojí za to investovať do kvalitného zámku či ďalších prvkov, ak uchovávate notebooky, servery alebo dôležité dokumenty priamo na mieste. Takéto spoľahlivé zabezpečenie vám dá väčší pokoj na duši.
Súčasťou bezpečnosti je aj pocit, ktorý máte z okolia, najmä po zotmení. Ak plánujete pracovať aj večer alebo cez víkendy, zistite, či je budova prístupná 24/7 a či je okolie frekventované a osvetlené aj v noci. Prejdite sa v okolí budovy večer a vnímajte atmosféru – ak je ulica prázdna a tmavá, môže to byť riziko pre osamelých zamestnancov odchádzajúcich neskôr. V prípade, že by v kancelárii niekedy mala pracovať osamote jedna osoba, je obzvlášť dôležité, aby sa cítila bezpečne pri príchode aj odchode z práce.
Právne náležitosti a zmluva
Keď nájdete vysnívaný priestor, nepodceňte administratívnu stránku veci. Nájomná zmluva je dokument, ktorý určuje podmienky vášho užívania kancelárie, preto si ju treba dôkladne preštudovať ešte pred podpisom. Skontrolujte, či obsahuje všetky dohodnuté body a či neobsahuje nejednoznačné formulácie, ktoré by mohli neskôr spôsobiť spory. Ak si nie ste istí právnymi formuláciami, radšej sa poraďte s odborníkom.
Dobrou praxou je preveriť si aj samotného prenajímateľa. Ak máte možnosť, zistite si referencie – ako dlho priestory prenajíma a aké má renomé. Seriózny prenajímateľ vám ochotne zodpovie otázky a nemá problém ukázať vám zmluvu vopred. Všímajte si jeho prístup už počas dohadovania – ak je komunikácia od začiatku komplikovaná alebo neúprimná, môže to predznamenať budúce ťažkosti. Dôvera a otvorenosť medzi vami a majiteľom priestorov sú základom hladkej spolupráce.
Pri čítaní zmluvy si obzvlášť všímajte finančné a časové záväzky. Je v cene nájmu zahrnuté aj upratovanie, energie či recepčné služby, alebo budú tieto položky fakturované zvlášť? Ako je to s prípadným zvyšovaním nájmu – je viazané na infláciu alebo fixné? Ujasnite si dĺžku nájmu a výpovedné lehoty. Pre malú firmu môže byť riskantné zaviazať sa na príliš dlhé obdobie bez možnosti skorej výpovede. Na druhej strane, prenajímateľ môže požadovať minimálnu dĺžku nájmu. Nájdite kompromis, ktorý vám vyhovuje.
V prípade pochybností sa neváhajte obrátiť na profesionála. Skúsený právnik na právo nehnuteľností vám pomôže zhodnotiť zmluvu z hľadiska rizík a právnych povinností. Predíde sa tak nepríjemným prekvapeniam, ako sú nejasné klauzuly o zvýšení nájmu či nečakané poplatky. Investovať trochu času a peňazí do právnej kontroly zmluvy je malá cena za istotu, že podmienky užívania kancelárie sú férové a jasné.
Flexibilita do budúcnosti
Podnikateľské prostredie sa rýchlo mení a malé firmy musia často reagovať na nové výzvy. Pri výbere kancelárie preto myslite aj na to, čo bude o rok či dva. Môže nastať situácia, že vášmu biznisu sa mimoriadne darí a budete potrebovať rozšíriť tím – má vami vybraná kancelária priestorové rezervy na pribratie ďalších stolov alebo prenájom susednej miestnosti? Alebo naopak, ak by ste sa rozhodli pre home office režim a zníženie počtu pracovných miest v kancelárii, viete tomu prispôsobiť podmienky nájmu?
Pre zaistenie flexibility sa zaujímajte o dĺžku nájomnej zmluvy a možnosti jej predĺženia či predčasného ukončenia. Kratšie nájomné doby (napríklad jeden rok s opciou na predĺženie) vám dávajú voľnejšiu ruku, ak by ste potrebovali zmeniť priestor. Niektoré moderné kancelárske centrá ponúkajú aj zdieľané alebo modulárne priestory, kde môžete podľa potreby pridávať alebo uberať prenajaté plochy. Pre úplných začiatočníkov býva lákavé využiť coworking – ten umožňuje prenajať si stôl či malú kanceláriu s mesačnou výpovednou lehotou, čo je mimoriadne flexibilné.
Pri obhliadke potenciálnych priestorov sa pýtajte aj na budúce plány budovy. Má majiteľ v úmysle ďalej priestory prenajímať, alebo je šanca, že budovu bude napríklad rekonštruovať či meniť využitie? Je v areáli možnosť presťahovať sa do väčšej kancelárie, ak by sa uvoľnila? Mať predstavu o možnom vývoji situácie vám pomôže vyhnúť sa zaseknutiu v priestore, ktorý vám prestane vyhovovať.
Výber kancelárskeho priestoru pre malú firmu je síce výzva, ale so správnym prístupom ju zvládnete hravo. Dôležité je nič neunáhliť – zhodnoťte svoje potreby, porovnajte viaceré možnosti a pýtajte sa na všetko podstatné. Ak zohľadníte lokalitu, veľkosť, náklady, vybavenie, pohodlie aj právne istoty, výrazne zvýšite šancu, že nový priestor bude pre vašu firmu prínosom.
Pamätajte, že kancelária nie je len fyzický priestor, ale aj miesto, kde sa tvorí hodnota vašej firmy a kde trávite značnú časť dňa. Keď nájdete priestor, v ktorom sa vaši ľudia cítia dobre a ktorý zároveň spĺňa praktické nároky podnikania, odrazí sa to na spokojnosti aj výkonnosti celého tímu. Prajeme vám šťastnú ruku pri výbere nového sídla pre váš biznis.
